Verslag van de Raad van Commissarissen over 2018

Gedurende 2019, is de samenstelling van de Raad van Commissarissen (RvC) niet veranderd. Tom de Boer is naast commissaris, tevens aandeelhouder. De overige commissarissen zijn onafhankelijk. Ook heeft in 2019 een stagiaire meegedraaid in de reguliere vergaderingen en haar input is als waardevol ervaren. Eind 2019 is niet alleen afscheid genomen van de stagiaire, maar ook van commissaris Lucien Perizonius die de afgelopen jaren met name op het gebied van strategie een bijzonder goede inbreng heeft gehad. De RvC zal voorlopig doorgaan met drie commissarissen en in de loop van 2020 de samenstelling van de RvC voor de komende jaren bekijken.

Naast de vier reguliere commissarissenvergaderingen hebben een aantal extra vergaderingen plaatsgevonden specifiek gericht op de strategische focus van Roto B.V. en haar Business Units. Er is speciaal aandacht besteed aan HRM en digitalisering. Ook de twee directeuren van Roto B.V. waren bij deze RvC vergaderingen aanwezig. De RvC heeft deze extra vergaderingen als een waardevolle aanvulling op de reguliere vergaderingen ervaren.

Eind mei heeft de verkoop van de aandelen in Métal Déployé plaatsgevonden. De RvC is de afgelopen jaren uitvoerig geïnformeerd over het verloop van het verkoopproces. De RvC heeft kunnen constateren dat de toekomst van het bedrijf met de nieuwe eigenaar is gewaarborgd, waarbij Métal Déployé kan voortbouwen op het strategisch fundament dat door Roto is gelegd.

“De huidige ontwikkelingen vragen om dynamisch toezicht.

Rik van Thiel (voorzitter RvC), Tom de Boer en Coert Zachariasse

In 2019 is uitvoerig gesproken over het strategieplan en de invulling daarvan. Zo is de investering in de grote poedercoatlijn in Wolvega aan de orde geweest. Deze XL poedercoatbaan is in september door drie generaties van de familie De Boer feestelijk geopend. Ook is er veel aandacht besteed aan het strategisch veranderproject van Staco, waarin meer op niche markten wordt gefocust. Eind 2019 is de strategie van de staalhandel en het snijbedrijf tegen het licht gehouden.

De directie van Roto B.V. heeft de strategie en de daarbij horende doelstellingen in dashboards vertaald. Van de onderwerpen Financiën – Duurzaamheid – Innovatie – Digitalisering – HRM –Commercie – Marketing zijn KPI’s geformuleerd en zo SMART mogelijk gedefinieerd. Bij elke KPI staat een doel omschreven en zijn actiepunten benoemd. De meeste KPI’s en doelen zijn groepsbreed hetzelfde, de actiepunten kunnen per Business Unit verschillend zijn. In een afzonderlijk dashboard per Business Unit wordt in detail aangegeven hoe de stand van zaken is. Er is tevens een groepsdashboard, waarin de actiepunten worden gevolgd en middels een score een waardering per Business Unit tot uitdrukking wordt gebracht zodat snel zichtbaar is waar het goed loopt en waar meer aandacht nodig is.

In de reguliere vergaderingen is aan de hand van de kwartaalrapportages onder meer gesproken over de operationele gang van zaken, risicobeheersing, (de status van) investeringsplannen, duurzaamheid, de managementletter van de accountant, de IT-beheersing en innovatie.

Tevens is het functioneren van de directie van Roto B.V. geëvalueerd en heeft de RvC in een afzonderlijke bijeenkomst een zelfevaluatie gehouden over haar eigen functioneren. De conclusie van de RvC is dat de directie van Roto B.V. ook in 2019 goed heeft gefunctioneerd. In de zelfevaluatie is vastgesteld dat de samenstelling van en de expertise binnen de RvC toereikend is om een kritisch toezichthoudende rol te kunnen vervullen. Vanuit een kritische, opbouwende benadering bestaat een prettige samenwerking binnen de RvC en een transparante, vertrouwensvolle communicatie met het bestuur. Wel streeft de RvC naar een evenwichtigere verdeling van mannen en vrouwen en zal hieraan bij de eerstvolgende (her)benoeming wederom aandacht besteed moeten worden.

De CEO heeft te kennen gegeven dat hij in 2022, het jaar waarin hij 60 jaar wordt, wil stoppen als eindverantwoordelijke van ROTO. Het is zijn overtuiging dat het dan, na een dienstverband van meer dan 30 jaar, een goed moment is om het stokje over te geven. De RvC is daarom gestart met de werving van een opvolger. Als het lukt zal die in 2020 in dienst treden, zodat er voldoende tijd is voor een goede overdracht.

Mede dankzij de inzet van vele gemotiveerde medewerkers hebben de ROTO bedrijven ook in 2019 hun positie verder weten te versterken. In 2019 is ROTO verder gegaan met het ontwikkelen van de strategische focus waarbij het jaar 2020 met een verwachte teruggang in de economische ontwikkeling uitdagend zal zijn. De management teams van de Business Units voelen zich echter sterk gecommitteerd aan hun missie, visie en strategie hetgeen vertrouwen geeft. De RvC zal ook in 2020 de ontwikkelingen kritisch blijven volgen om de toezichthoudende taken optimaal te kunnen uitvoeren en de directie van Roto B.V. te ondersteunen.

De impact van het COVID-19 virus op de economie zal enorm zijn. De RvC volgt de ontwikkelingen op de voet en wordt door de directie van Roto B.V. op de hoogte gehouden van de gevolgen voor de ROTO bedrijven. De financiële positie van ROTO is robuust en de groep beschikt over een uiterst sterke liquiditeitspositie. Deze buffer geeft de managementteams de rust om adequate maatregelen te nemen. De gevolgen voor de langere termijn zijn moeilijk in te schatten hetgeen betekent dat de RvC hierover geen uitspraken doet.

Rik van Thiel voorzitter RvC

Uitgeest, 27 maart 2020

Raad van Commissarissen Roto B.V.

Rik van Thiel, voorzitter

Tom de Boer

Coert Zachariasse

Verslag van de Raad van Commissarissen over 2018

Gedurende 2019, is de samenstelling van de Raad van Commissarissen (RvC) niet veranderd. Tom de Boer is naast commissaris, tevens aandeelhouder. De overige commissarissen zijn onafhankelijk. Ook heeft in 2019 een stagiaire meegedraaid in de reguliere vergaderingen en haar input is als waardevol ervaren. Eind 2019 is niet alleen afscheid genomen van de stagiaire, maar ook van commissaris Lucien Perizonius die de afgelopen jaren met name op het gebied van strategie een bijzonder goede inbreng heeft gehad. De RvC zal voorlopig doorgaan met drie commissarissen en in de loop van 2020 de samenstelling van de RvC voor de komende jaren bekijken.

Naast de vier reguliere commissarissenvergaderingen hebben een aantal extra vergaderingen plaatsgevonden specifiek gericht op de strategische focus van Roto B.V. en haar Business Units. Er is speciaal aandacht besteed aan HRM en digitalisering. Ook de twee directeuren van Roto B.V. waren bij deze RvC vergaderingen aanwezig. De RvC heeft deze extra vergaderingen als een waardevolle aanvulling op de reguliere vergaderingen ervaren.

Eind mei heeft de verkoop van de aandelen in Métal Déployé plaatsgevonden. De RvC is de afgelopen jaren uitvoerig geïnformeerd over het verloop van het verkoopproces. De RvC heeft kunnen constateren dat de toekomst van het bedrijf met de nieuwe eigenaar is gewaarborgd, waarbij Métal Déployé kan voortbouwen op het strategisch fundament dat door Roto is gelegd.

“De huidige ontwikkelingen vragen om dynamisch toezicht.

Rik van Thiel (voorzitter RvC), Tom de Boer en Coert Zachariasse

In 2019 is uitvoerig gesproken over het strategieplan en de invulling daarvan. Zo is de investering in de grote poedercoatlijn in Wolvega aan de orde geweest. Deze XL poedercoatbaan is in september door drie generaties van de familie De Boer feestelijk geopend. Ook is er veel aandacht besteed aan het strategisch veranderproject van Staco, waarin meer op niche markten wordt gefocust. Eind 2019 is de strategie van de staalhandel en het snijbedrijf tegen het licht gehouden.

De directie van Roto B.V. heeft de strategie en de daarbij horende doelstellingen in dashboards vertaald. Van de onderwerpen Financiën – Duurzaamheid – Innovatie – Digitalisering – HRM –Commercie – Marketing zijn KPI’s geformuleerd en zo SMART mogelijk gedefinieerd. Bij elke KPI staat een doel omschreven en zijn actiepunten benoemd. De meeste KPI’s en doelen zijn groepsbreed hetzelfde, de actiepunten kunnen per Business Unit verschillend zijn. In een afzonderlijk dashboard per Business Unit wordt in detail aangegeven hoe de stand van zaken is. Er is tevens een groepsdashboard, waarin de actiepunten worden gevolgd en middels een score een waardering per Business Unit tot uitdrukking wordt gebracht zodat snel zichtbaar is waar het goed loopt en waar meer aandacht nodig is.

In de reguliere vergaderingen is aan de hand van de kwartaalrapportages onder meer gesproken over de operationele gang van zaken, risicobeheersing, (de status van) investeringsplannen, duurzaamheid, de managementletter van de accountant, de IT-beheersing en innovatie.

Tevens is het functioneren van de directie van Roto B.V. geëvalueerd en heeft de RvC in een afzonderlijke bijeenkomst een zelfevaluatie gehouden over haar eigen functioneren. De conclusie van de RvC is dat de directie van Roto B.V. ook in 2019 goed heeft gefunctioneerd. In de zelfevaluatie is vastgesteld dat de samenstelling van en de expertise binnen de RvC toereikend is om een kritisch toezichthoudende rol te kunnen vervullen. Vanuit een kritische, opbouwende benadering bestaat een prettige samenwerking binnen de RvC en een transparante, vertrouwensvolle communicatie met het bestuur. Wel streeft de RvC naar een evenwichtigere verdeling van mannen en vrouwen en zal hieraan bij de eerstvolgende (her)benoeming wederom aandacht besteed moeten worden.

De CEO heeft te kennen gegeven dat hij in 2022, het jaar waarin hij 60 jaar wordt, wil stoppen als eindverantwoordelijke van ROTO. Het is zijn overtuiging dat het dan, na een dienstverband van meer dan 30 jaar, een goed moment is om het stokje over te geven. De RvC is daarom gestart met de werving van een opvolger. Als het lukt zal die in 2020 in dienst treden, zodat er voldoende tijd is voor een goede overdracht.

Mede dankzij de inzet van vele gemotiveerde medewerkers hebben de ROTO bedrijven ook in 2019 hun positie verder weten te versterken. In 2019 is ROTO verder gegaan met het ontwikkelen van de strategische focus waarbij het jaar 2020 met een verwachte teruggang in de economische ontwikkeling uitdagend zal zijn. De management teams van de Business Units voelen zich echter sterk gecommitteerd aan hun missie, visie en strategie hetgeen vertrouwen geeft. De RvC zal ook in 2020 de ontwikkelingen kritisch blijven volgen om de toezichthoudende taken optimaal te kunnen uitvoeren en de directie van Roto B.V. te ondersteunen.

De impact van het COVID-19 virus op de economie zal enorm zijn. De RvC volgt de ontwikkelingen op de voet en wordt door de directie van Roto B.V. op de hoogte gehouden van de gevolgen voor de ROTO bedrijven. De financiële positie van ROTO is robuust en de groep beschikt over een uiterst sterke liquiditeitspositie. Deze buffer geeft de managementteams de rust om adequate maatregelen te nemen. De gevolgen voor de langere termijn zijn moeilijk in te schatten hetgeen betekent dat de RvC hierover geen uitspraken doet.

Rik van Thiel voorzitter RvC

Uitgeest, 27 maart 2020

Raad van Commissarissen Roto B.V.

Rik van Thiel, voorzitter Tom de Boer Coert Zachariasse